2014 annual town meeting: missing and uncertain votes

At both open town meetings and elected town meetings–like Brookline’s–counted votes are a longstanding custom, sometimes called “dividing the house.” Until recently, Brookline’s approach was for the moderator to appoint a few town meeting members as “tellers”–usually six–who would count the votes.

If unable to call a vote by scanning the hall–or if seven town meeting members rose to “doubt the vote”–the moderator would organize a standing, counted vote. The tellers would count those standing to vote “yes,” then those standing to vote “no,” then those standing to vote “present” (also called “abstain”). Typically, a counted vote would take at least five minutes. In our traditions, legislative voting is a public act, whether or not detailed records are kept. Tellers had an unusual privilege: their own votes were invisible to the public.

Roll-call votes: When first elected moderator in 1970, Justin Wyner began roll-call votes, at the request of 35 or more town meeting members. Roll call had been fairly common in state legislatures but not in town meetings. Mr. Wyner would call the names of town meeting members and confirm their votes by repeating them aloud. The town clerk would record the votes and make lists available to the public. A roll-call vote took at least 20 minutes; there was rarely more than one each town meeting.

Automation for recording votes began at a 2012 fall town meeting, a contribution to “open government” for Brookline. Each town meeting member uses a small wireless device. Edward “Sandy” Gadsby, the current moderator, sets low thresholds for a recorded vote: seven town meeting members who “doubt the vote” he calls after a show of hands but 35 town meeting members if a recorded vote is requested in advance. He also initiates an electronic vote when he says he is unable to call a vote by scanning the hall–doing so instead of conducting a standing, counted vote.

The current approach to electronic voting allows 40 seconds, recommended by a 2012 moderator’s committee, during which votes appear on a projection screen as town meeting members cast them. Then Mr. Gadsby reads the totals and declares whether or not a motion has passed. Most records of the electronic votes appear fairly promptly on Brookline’s municipal Web site, as computer files called “Electronic Recorded Votes.” Some electronic votes are not being shown in the “roll call vote” computer files available from the Brookline municipal Web site–a dubious practice. Publicly available video recordings of town meeting sessions show individual votes being acquired during such events. The public collection and use of those votes at town meetings strongly suggests that all the electronic votes are public records under Massachusetts laws.

Problems, uncertain votes: Some obvious and some hidden problems occurred this year. The voting system appeared to malfunction during the vote for Article 22 on May 29; Mr. Gadsby called for that vote to be repeated. It appeared the system might continue recording after a 40-second voting period had ended. Changes would show on the projection screen. Mr. Gadsby apparently tried to take totals at 40 seconds in order to declare the votes, but the electronic system seemed to be confusing him. On May 29, he called out corrections to the town clerk for an amendment to Article 10 and for the main motion on Article 23, correcting the vote on the amendment twice.

Comparing “Electronic Recorded Votes” files found the day after each of the first two sessions with the “Combined Electronic Recorded Votes” file found six days after the close of the town meeting showed uncertain votes. Four votes by Precinct 4 town meeting members shown in the file found the morning after the May 27 session differed from corresponding votes shown in the “combined” file, inspected six days after the close of the town meeting. The first two changed from no vote being recorded to a Yes vote; the third from No to Yes and the fourth from Yes to No.

Totals of the votes taken from the “Combined Electronic Recorded Votes” were discrepant with both the totals listed at the end of that file and the totals announced at town meeting–used to decide whether motions passed or failed. Differences of up to 3 votes occur between the Yes or No votes declared at town meeting and totals of Yes or No votes found in the “Combined Electronic Recorded Votes” file. None of the uncertain and discrepant votes would have been enough to change a result at this town meeting, but mistakes could cloud results of closer votes.

Absent town meeting members, missing votes: Some precincts had much larger fractions of missing votes than others–that is, votes which could have been cast by town meeting members who were absent at the time of a vote or who did not vote. Based on “Combined Electronic Recorded Votes” as found today, the at-large town meeting members and those from Precinct 6 had the lowest fractions of missing votes: 8 and 9 percent. Town meeting members from precinct 15 had the highest fraction of missing votes: 55 percent. The average among the precincts was 24 percent missing votes.

Precinct 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 AL
Missing 24% 20% 21% 10% 15% 09% 29% 28% 38% 33% 12% 12% 13% 42% 55% 16% 08%

A table of recorded votes following this article comes from “Combined Electronic Recorded Votes” as found today. Votes are indicated as Y for “yes,” N for “no,” P for “present” or “abstain,” and A for absent or no vote recorded. An ampersand (&) marks an uncertain vote, differing between sources examined. From the A entries for the 4-1/2 hour second session, it looks as though town meeting members started to leave around 9:30 pm. The moderator and the Board of Selectmen might consider scheduling more sessions with shorter durations. This year’s twelve total hours of an annual town meeting, for example, might have run as four sessions of three hours each.

– Craig Bolon, Brookline, MA, June 9, 2014


Addendum, June 11, 2014. A written public records request was filed with Town Clerk Patrick Ward today for copies of the records of two electronic votes that were conducted and recorded during the third session of the 2014 annual town meeting, on June 2. Copies of the public records request have been sent to the Supervisor of Public Records in the office of the Secretary of State and to Town Administrator Mel Kleckner. Those were votes on motions to refer, under Articles 26 and 29. Records of the votes were collected by elected officials at a public meeting and used for a public purpose. However, the votes by individual town meeting members do not currently appear in the “Combined Electronic Recorded Votes” file for this town meeting, available on Brookline’s municipal Web site as of June 9, 2014.


Brookline 2014 annual town meeting, recorded votes as of June 9, 2014

No. Day Article Section/vote Question voted
1 5/27 8 58 Driscoll School feasibility study, strike delay on spending funds
2 5/29 10 1 Community relations, close debate (2/3 vote)
3 5/29 10 2 Community relations, make director a department head
4 5/29 10 3 Community relations, main motion to create new commission
5 5/29 22 1 Zoning, convenience store with gasoline station (2/3 vote)
6 5/29 23 1 Zoning, prohibit accessory dwellings in single-family zones (2/3 vote)
7 5/29 25 1 Adopt local option, Retirement Board stipends
8 6/2 15 1 Zoning, Brookline Place, with controversy over parking (2/3 vote)
9 6/2 32 1 Resolution, support state legislation, fossil-fuel divestment

Electronic recorded votes Y for “yes,” N for “no” & indicates an
2014 annual town meeting P for “present” or “abstain” uncertain vote
A for absent or not voting
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
01 Cathleen Cavell Y N Y Y Y Y A Y A
01 Ernest Cook A A A A A A A A A
01 Jonathan Cutler Y Y Y Y N A A A A
01 Elijah Ercolino Y Y Y Y Y Y N A A
01 James Franco Y Y N Y Y Y N Y N
01 Richard Garver Y A A A A A A P Y
01 Neil Gordon Y N Y Y P Y Y Y Y
01 Helen Herman Y N N Y N A A A A
01 Carol Hillman Y N Y Y N Y Y Y Y
01 Sean Lynn-Jones Y Y N Y Y Y N Y Y
01 Alexandra Metral Y Y Y Y N N Y N Y
01 Paul Moghtader Y Y N Y Y Y Y Y A
01 Bettina Neuefeind Y N Y Y N A A N Y
01 Robert Schram Y N Y N N Y Y P Y
01 Katharine Silbaugh Y N N Y N A A Y A
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
02 Judith Kidd Y A A A A A A Y N
02 Lisa Liss Y Y Y Y Y N N Y A
02 Rita McNally Y Y N Y N Y N Y Y
02 Adam Mitchell Y A A A A A A A A
02 Barbara O’Brien Y Y A Y A Y Y A A
02 Gwen Ossenfort Y Y Y Y N Y A Y A
02 Linda Pehlke N N N Y N Y N Y Y
02 Edward Richmond Y Y Y Y A N N Y A
02 Susan Roberts Y Y N Y N Y N Y Y
02 Diana Spiegel Y N Y Y Y Y Y Y Y
02 Stanley Spiegel Y Y Y Y Y Y Y Y Y
02 Eunice White N Y N Y N Y N Y Y
02 Bruce Wolff Y N Y N P Y P Y Y
02 Ana Vera Wynne Y N Y Y Y Y A Y Y
02 Richard Wynne Y N Y Y Y Y A A A
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
03 Harry Bohrs Y A A Y Y Y N Y P
03 Patricia Connors Y N Y Y Y Y Y P Y
03 Mary Dewart Y Y Y Y A A A A A
03 Murray Dewart Y Y Y Y Y A A Y Y
03 Dennis Doughty Y N Y Y Y Y N Y Y
03 Kathe Geist Y A A A A A A N A
03 Jane Gilman Y P Y Y Y N Y Y Y
03 Heather Hamilton Y Y N Y Y N N P Y
03 Gary Jones Y A A A A A A Y A
03 Laurence Koff Y Y N Y Y Y N A N
03 Donald Leka Y Y Y Y Y Y Y Y Y
03 Kathleen Scanlon Y N Y Y Y Y N Y Y
03 Frank Steinfield Y N Y Y Y Y N Y Y
03 Rebecca Stone Y P N Y Y N N A A
03 Jean Stringham Y Y N Y Y N N Y Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
04 Sarah Axelrod Y N Y Y Y Y N Y Y
04 Eric Berke Y& N N A N N Y Y N
04 Edith Brickman Y N N Y N Y Y Y Y
04 Alan Christ Y& Y Y Y Y A Y Y Y
04 Ingrid Cooper Y N Y Y N Y N Y Y
04 Anne Covert N Y Y Y Y Y N Y Y
04 Frank Farlow Y N Y Y Y Y Y P Y
04 Martha Farlow Y Y Y Y Y N Y Y Y
04 Nadine Gerdts Y Y Y Y Y Y N A A
04 John Mulhane Y Y Y Y Y Y Y Y Y
04 Mariah Nobrega Y Y Y Y N Y N A Y
04 Joseph Robinson Y Y N Y A A A Y A
04 Marjorie Siegel Y& N Y Y A A A Y Y
04 Virginia Smith N& Y Y Y Y Y A N Y
04 Robert Volk Y Y Y Y Y Y N Y Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
05 Richard Allen Y Y N Y Y A A A A
05 Robert Daves Y N N Y Y Y N P y
05 Dennis DeWitt Y A A A A A A Y Y
05 Michael Gunnuscio Y Y Y Y Y Y Y Y Y
05 Angela Hyatt Y Y N Y Y Y N Y Y
05 David Knight Y Y N Y N Y N Y A
05 Hugh Mattison N Y N Y Y N N Y Y
05 Puja Mehta Y A A N A A A Y A
05 Randolph Meiklejohn Y Y Y Y Y Y N Y Y
05 Phyllis O’Leary Y Y N Y Y P Y Y A
05 Andrew Olins N Y N Y Y A A Y A
05 William Reyelt Y Y Y Y Y N N Y Y
05 Betsy Shure Gross N Y N Y N Y N N Y
05 Claire Stampfer Y Y N Y N Y N Y Y
05 Lenore von Krusenstiern Y P Y Y P A A Y Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
06 Catherine Anderson Y N N Y N N Y Y Y
06 John Bassett Y Y N Y Y Y N Y Y
06 Jocina Becker Y A N Y Y Y P Y Y
06 Christopher Dempsey Y N N Y Y N N A A
06 Brian Hochleutner Y N Y Y Y Y N Y Y
06 Sytske Humphrey Y Y N Y Y Y N Y N
06 Virginia LaPlante Y Y Y N N N N A Y
06 M.K. Merelice Y Y Y N Y Y N P Y
06 Ian Polumbaum Y N Y Y A Y N Y A
06 Clinton Richmond Y N Y Y N N P Y Y
06 Ian Roffman Y N Y N N A A A A
06 Kim Smith Y N Y Y Y Y N Y Y
06 Ruthann Sneider Y N Y Y N Y P P Y
06 Robert Sperber Y Y Y N N Y Y Y Y
06 Thomas Vitolo Y N Y Y Y N N Y Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
07 Ellen Ball Y Y N Y Y Y N Y A
07 Susan Cohen Y A A A A A A Y Y
07 Susan Ellis Y A A A A A A Y A
07 Ernest Frey P Y Y Y Y Y N Y Y
07 Phyllis Giller Y Y Y Y N A A Y A
07 Elizabeth Goldstein Y Y Y Y A A A Y A
07 Mark Gray A N N Y Y Y N Y Y
07 Bernard Greene N N Y Y Y N Y Y A
07 Kelly Hardebeck Y Y N Y Y A A Y A
07 Jonathan Lewis A Y N Y Y A A A A
07 Jonathan Margolis Y Y Y Y N Y A P Y
07 Christopher Oates N N Y N Y N Y Y Y
07 Sloan Sable A A A A A A A Y Y
07 Rita Shon-Baker Y Y Y Y N Y N Y Y
07 James Slayton Y Y Y Y Y Y N Y A
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
08 Lauren Bernard A A A A A A A Y A
08 Abigail Cox Y Y P Y Y Y N Y Y
08 Gina Crandell A A A A A A A A A
08 Franklin Friedman N Y N Y Y N A Y A
08 David-Marc Goldstein Y Y N Y N N N Y Y
08 John Harris Y N N P N N A Y Y
08 Nancy Heller Y Y N Y N Y N Y Y
08 Anita Johnson Y A A A A N N Y Y
08 Edward Loechler Y Y Y Y Y Y Y Y Y
08 Jeanne Mansfield Y N N Y N N N Y Y
08 Robert Miller Y N Y Y N N P P Y
08 Barbara Scotto Y Y N Y P Y Y Y Y
08 Lisamarie Sears Y N N Y A A A Y A
08 Sara Stock A A A A A A A A A
08 Maura Toomey Y Y N Y N Y N Y Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
09 Liza Brooks N N Y Y Y A A Y A
09 Joseph Geller N A A A A A A A A
09 Paul Harris Y Y Y Y Y N N P Y
09 Nathaniel Hinchey Y Y Y Y Y A A Y A
09 Barr Jozwicki Y Y Y Y A A A A A
09 Joyce Jozwicki Y Y N Y A A A A A
09 Pamela Katz Y Y Y Y Y N Y Y Y
09 Julius Levine A A A A A A A A A
09 Stanley Rabinovitz A Y Y Y A A A Y A
09 Harriet Rosenstein N A A A A A A A A
09 Martin Rosenthal Y Y Y Y Y N Y Y Y
09 Charles Swartz N N Y Y Y Y Y Y A
09 Dwaign Tyndal N Y A A A A A N Y
09 Judith Vanderkay P Y Y Y N Y N P Y
09 George White Y Y Y Y N N Y N Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 Carol Caro Y N Y Y N N Y P Y
10 Francis Caro Y N N Y Y N Y Y P
10 Sumner Chertok A A A A A A A A A
10 Jonathan Davis A N Y Y N Y A Y A
10 Linda Davis Y N Y Y N Y A Y A
10 Holly Deak Y Y Y Y N A A Y A
10 Stephan Gaehde Y A A A A A A P A
10 Beth Jones A A A A A A A A A
10 David Micley Y N Y Y Y N P Y Y
10 Sharon Sandalow Y N Y Y Y N Y Y Y
10 Rachel Sandalow-Ash Y N Y P P N Y Y Y
10 Stanley Shuman Y P Y Y Y N N Y Y
10 Finn Skagestad Y Y Y Y A A A Y A
10 Alexandra Spingarn Y A A A A A A A A
10 Naomi Sweitzer Y N Y Y N N N Y Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
11 Carrie Benedon Y Y A Y N Y N Y Y
11 Joseph Ditkoff Y A A A A A A Y N
11 Shira Fischer A N N Y Y Y N N Y
11 Shanna Giora-Gorfajn Y N Y Y N P N Y P
11 Jennifer Goldsmith N Y N N Y N A P A
11 Martha Gray N N Y N N Y N P Y
11 Bobbie Knable Y N Y Y Y Y Y Y N
11 David Lescohier Y Y N Y N Y N Y Y
11 Kenneth Lewis Y Y N Y Y Y N Y A
11 David Lowe N N N Y N P N P Y
11 Rebecca Mautner Y A Y Y N N N Y Y
11 Maryellen Moran N Y N Y A A A Y A
11 Carol Oldham Y N Y N N N N P Y
11 Brian Sheehan Y N Y N Y N P Y P
11 Karen Wenc N N N Y Y N N Y N
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
12 Michael Burstein N Y Y Y Y N Y Y Y
12 Bruce Cohen Y Y N Y P Y N Y A
12 Lee Cooke-Childs Y A A A A A A Y Y
12 Chad Ellis Y Y N Y Y Y N Y N
12 Harry Friedman N Y N N P Y N Y N
12 Jonathan Grand Y Y Y Y Y Y N Y A
12 Stefanie Greenfield Y Y N Y N Y A Y A
12 Casey Hatchett Y N N Y Y N A Y Y
12 Amy Hummel Y Y N Y Y Y N Y Y
12 Jonathan Karon Y Y Y Y Y Y N Y Y
12 David Klafter Y P Y N Y N Y Y Y
12 Mark Lowenstein Y Y N Y A A A Y A
12 Judy Meyers Y A Y Y Y Y N Y Y
12 William Slotnick Y Y Y Y N N N Y Y
12 Donald Weitzman Y Y Y Y Y N N Y Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
13 Joanna Baker Y N Y Y N N Y Y Y
13 Carla Benka N Y Y Y Y Y N Y N
13 Roger Blood A A A A A A A Y N
13 Chris Chanyasulkit Y Y N Y Y Y P Y Y
13 John Doggett N Y N Y Y Y Y Y N
13 Jonathan Fine N Y Y Y Y N Y Y N
13 Andrew Fischer N Y Y Y N N N N Y
13 John Freeman N Y N Y Y Y N Y Y
13 Francis Hoy Y Y N Y Y N Y Y A
13 Ruth Kaplan Y Y Y Y A A A Y A
13 Werner Lohe N Y Y Y Y N N Y N
13 Paul Saner N Y N Y Y Y N Y A
13 Lee Selwyn N Y N Y Y Y N Y N
13 Barbara Senecal Y Y N Y A A A Y A
13 John VanScoyoc Y Y N Y Y Y N Y A
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
14 Robert Basile Y Y N Y A A A Y A
14 Clifford Brown P Y N Y A A A Y A
14 Linda Carlisle Y A A A A A A Y A
14 Gill Fishman N Y Y Y N Y N Y Y
14 Paula Friedman A A A A A A A Y A
14 Deborah Goldberg Y A A A Y N Y A A
14 Georgia Johnson A A A A A A A Y Y
14 Fred Levitan N Y N Y A A A A A
14 Roger Lipson Y Y N Y Y Y Y Y Y
14 Pamela Lodish N Y N Y Y Y N Y N
14 Shaari Mittel Y A A A A A A Y N
14 Kathleen O’Connell Y A A A A A A A A
14 Benjamin Rich N A N Y Y N N Y Y
14 Lynda Roseman Y Y N Y P Y N Y Y
14 Sharon Schoffman Y A A A N Y N Y Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
15 Edwin Alexanderian A A A A A A A A A
15 Mariela Ames N Y N N A A A A A
15 Eileen Berger Y Y N P A A A P A
15 Michael Berger Y N N N A A A P A
15 Abby Coffin Y Y Y A A A A A A
15 Jane Flanagan N Y N Y A A A A A
15 John Hall A A A A A A A A A
15 Benedicte Hallowell Y Y P Y A A A A A
15 Janice Kahn N N P Y A A A Y Y
15 Richard Nangle N Y A Y A A A A A
15 David Pearlman N N N N N N N Y N
15 James Rourke N Y N Y A A A A A
15 Ab Sadeghi-Nejad N Y N Y A A A Y Y
15 Cornelia van der Ziel Y N Y N Y Y Y A A
15 Vacant town meeting seat A A A A A A A A A
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
16 Saralynn Allaire N N N P Y N N Y Y
16 Robert Allen Y A A A A A A A A
16 Beverly Basile Y Y N Y N Y N Y A
16 John Basile A Y N Y A A A Y A
16 Stephen Chiumenti Y Y N Y Y Y N Y N
16 Regina Frawley N N N Y P Y N Y P
16 Thomas Gallitano Y Y Y Y N N N Y Y
16 Scott Gladstone Y Y Y Y Y Y N Y Y
16 Alisa Jonas A P N Y N N N Y Y
16 Judith Leichtner Y P N Y N Y N Y Y
16 William Pu Y Y N Y N Y A A A
16 Joshua Safer Y Y N Y Y Y N Y N
16 Irene Scharf Y Y Y Y N N N P Y
16 Arthur Sneider Y Y Y Y Y Y Y A A
16 Joyce Stavis-Zak Y Y Y Y N N N Y Y
           

           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9
AL Nancy Daly Y P N Y Y N Y Y Y
AL Betsy DeWitt Y N N Y Y Y N Y Y
AL Benjamin Franco Y N N Y Y Y Y Y Y
AL Edward Gadsby P P P P P P P P P
AL Kenneth Goldstein Y Y N Y Y Y Y Y Y
AL Hon. Frank Smizik Y A A A A A A A A
AL Patrick Ward P P P P P P P P P
AL Neil Wishinsky Y N N Y Y Y N A A
           

           
  Totals Yes 179 128 107 185 109 106 47 171 125
  of Recorded No 43 68 94 18 62 59 100 9 21
  Votes Present 5 10 5 6 11 5 10 23 7
    Absent 21 42 42 39 66 78 91 45 95
           

           
  Declared Yes 176 128 107 185 109 106 47 170 126
  Vote No 43 66 94 17 62 59 100 9 20
    Abstain 5 10 5 6 11 5 10 20 7
           

           
  Quantum   1/2 2/3 1/2 1/2 2/3 2/3 1/2 1/2 2/3
  Result   Pass Fail Pass Pass Fail Fail Fail Pass Pass

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