2014 annual town meeting: electronic voting issues

The 2014 annual town meeting held eleven electronic votes: one at the first session May 27, six at the second session May 29 and four at the third and final session June 2. Only two of those from the last session appear in town meeting records on the Brookline municipal Web site. The other votes were on motions to refer Article 26, seeking to repeal sale of taxi medallions, and to refer Article 29, supporting “independent” local businesses.

Because records of the votes were collected by elected officials at a public meeting and used for a public purpose, they are public records under state laws and regulations. Copies were requested on June 11 and were supplied by Patrick Ward, the town clerk, on June 16. Mr. Ward sent a spreadsheet file with all eleven of the electronic votes.

Referral votes: Looking over the votes suggests that the two referral motions won because a majority of the town meeting members saw some merit to the corresponding articles but doubted there was enough support for them to pass. Both articles attracted strong opposition and sounded likely to lose an up-or-down vote.

John Harris of Precinct 8, who submitted Article 26 seeking to repeal sale of taxi medallions, voted to refer it to a moderator’s committee. If Mr. Harris thought he could win an up-or-down vote, he would surely have opposed referral.

Article 29, asking for support of “independent” local businesses, was submitted by a coalition of business owners spoken for by Abram “Abe” Faber, co-owner of the popular Clear Flour Bakery on Thorndike St. Some town meeting members said they found Mr. Faber’s approach exclusionary. Referring his article drew notable support from nearby precincts and from Precinct 5–perhaps a kind of consolation prize.

Uncertain votes: The file sent by Mr. Ward contained another mismatch with individual votes previously found on the Brookline municipal Web site. A vote on Article 32 from a Precinct 13 town meeting member changed from No to Yes, for a total of five votes that differ according to the source of data. The others were on the Driscoll School feasibility study, under Article 8, from Precinct 4 town meeting members.

Those might be “political” issues. Town meeting members sometimes find themselves recorded one way and later want to present their views differently. Records on the Web site do not say when or how individual votes changed. If one lacked copies of the records available at different times, those changes would be invisible.

Discrepancies in totals: There are several discrepancies between totals found by adding votes in the computer records and totals declared at town meeting by the moderator, Edward “Sandy” Gadsby. Totals for five of the eleven electronic votes differ from ones declared at town meeting sessions, by margins of one to three votes.

The uncertain votes do not explain the differences, so the discrepancies may represent “technical” issues. Mr. Gadsby found it necessary to repeat one vote and to call out corrections for two others. Those votes did not produce discrepancies. Problems occurred with eight out of eleven electronic votes. Of those, Mr. Gadsby was able to catch three at town meeting. The others remain lodged in Brookline’s records.

None of the discrepancies was large enough to affect an action at the recent town meeting. That may be luck. Close votes at past town meetings could have been clouded. At a town meeting in 1972, for example, the late Sumner Kaplan–a former chair of the Board of Selectmen, state representative and district judge–proposed to combine the police and fire departments into a public safety department. The controversial proposal failed on a tie vote. A single-vote discrepancy could have clouded that result.

Technology: The current system appears to continue responding to voting changes after a vote is supposed to be over. The system fails to provide a clear signal saying when it has finished tabulating a vote. Brookline has many lawyers and executives but few design engineers. The 2012 committee that configured electronic voting lacked relevant expertise. It tended to accept system performance claims without thorough investigations and to discount the values of security measures and of direct feedback to town meeting members about how their votes are being recorded.

After practice with the current system at three previous town meetings, at the 2014 annual town meeting the technology failed to provide precise, reliable results for more than two-thirds of the electronic votes. Mr. Gadsby was able to detect and correct some problems, but he missed a majority of them. The electronic voting system needs to go back to the shop, to straighten out obvious kinks. It’s not ready for prime time.

Policy: If Brookline had a reliable electronic voting system, allowing town meeting members to change recorded positions after a vote has been declared would be a highly dubious practice. It opens an avenue into allowing town meeting results to become clouded after a town meeting is over, introducing potentials for protracted disputes or lawsuits over close votes.

– Craig Bolon, Brookline, MA, June 17, 2014


Brookline 2014 annual town meeting, electronic votes as of June 16, 2014

No. Day Article Section/vote Question voted
1 5/27 8 58 Driscoll School feasibility study, strike delay on spending funds
2 5/29 10 1 Community relations, close debate (2/3 vote)
3 5/29 10 2 Community relations, make director a department head
4 5/29 10 3 Community relations, main motion to create new commission
5 5/29 22 1 Zoning, convenience store with gasoline station (2/3 vote)
6 5/29 23 1 Zoning, prohibit accessory dwellings in single-family zones (2/3 vote)
7 5/29 25 1 Adopt local option, Retirement Board stipends
8 6/2 15 1 Zoning, Brookline Place, with controversy over parking (2/3 vote)
9 6/2 26 1 Legislation, repealing taxi medallion sales, refer to moderator’s committee
10 6/2 29 1 Resolution, supporting independent local businesses, refer to EDAB
11 6/2 32 1 Resolution, support state legislation, fossil-fuel divestment

Electronic recorded votes Y for “yes,” N for “no” & indicates an
2014 annual town meeting P for “present” or “abstain” uncertain vote
A for absent or not voting
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
01 Cathleen Cavell Y N Y Y Y Y A Y Y Y A
01 Ernest Cook A A A A A A A A A A A
01 Jonathan Cutler Y Y Y Y N A A A A A A
01 Elijah Ercolino Y Y Y Y Y Y N A A A A
01 James Franco Y Y N Y Y Y N Y N Y N
01 Richard Garver Y A A A A A A P Y Y Y
01 Neil Gordon Y N Y Y P Y Y Y P Y Y
01 Helen Herman Y N N Y N A A A A A A
01 Carol Hillman Y N Y Y N Y Y Y N N Y
01 Sean Lynn-Jones Y Y N Y Y Y N Y N Y Y
01 Alexandra Metral Y Y Y Y N N Y N Y N Y
01 Paul Moghtader Y Y N Y Y Y Y Y Y A A
01 Bettina Neuefeind Y N Y Y N A A N N N Y
01 Robert Schram Y N Y N N Y Y P Y Y Y
01 Katharine Silbaugh Y N N Y N A A Y A A A
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
02 Judith Kidd Y A A A A A A Y N N N
02 Lisa Liss Y Y Y Y Y N N Y A A A
02 Rita McNally Y Y N Y N Y N Y Y Y Y
02 Adam Mitchell Y A A A A A A A A A A
02 Barbara O’Brien Y Y A Y A Y Y A A A A
02 Gwen Ossenfort Y Y Y Y N Y A Y N N A
02 Linda Pehlke N N N Y N Y N Y N Y Y
02 Edward Richmond Y Y Y Y A N N Y A A A
02 Susan Roberts Y Y N Y N Y N Y Y Y Y
02 Diana Spiegel Y N Y Y Y Y Y Y N N Y
02 Stanley Spiegel Y Y Y Y Y Y Y Y N N Y
02 Eunice White N Y N Y N Y N Y N Y Y
02 Bruce Wolff Y N Y N P Y P Y Y N Y
02 Ana Vera Wynne Y N Y Y Y Y A Y N Y Y
02 Richard Wynne Y N Y Y Y Y A A A A A
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
03 Harry Bohrs Y A A Y Y Y N Y N N P
03 Patricia Connors Y N Y Y Y Y Y P N N Y
03 Mary Dewart Y Y Y Y A A A A Y A A
03 Murray Dewart Y Y Y Y Y A A Y N Y Y
03 Dennis Doughty Y N Y Y Y Y N Y Y N Y
03 Kathe Geist Y A A A A A A N N A A
03 Jane Gilman Y P Y Y Y N Y Y Y Y Y
03 Heather Hamilton Y Y N Y Y N N P N Y Y
03 Gary Jones Y A A A A A A Y A N A
03 Laurence Koff Y Y N Y Y Y N A N Y N
03 Donald Leka Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y
03 Kathleen Scanlon Y N Y Y Y Y N Y N N Y
03 Frank Steinfield Y N Y Y Y Y N Y Y N Y
03 Rebecca Stone Y P N Y Y N N A A A A
03 Jean Stringham Y Y N Y Y N N Y N Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
04 Sarah Axelrod Y N Y Y Y Y N Y Y N Y
04 Eric Berke Y& N N A N N Y Y N Y N
04 Edith Brickman Y N N Y N Y Y Y N N Y
04 Alan Christ Y& Y Y Y Y A Y Y Y N Y
04 Ingrid Cooper Y N Y Y N Y N Y Y Y Y
04 Anne Covert N Y Y Y Y Y N Y N N Y
04 Frank Farlow Y N Y Y Y Y Y P Y Y Y
04 Martha Farlow Y Y Y Y Y N Y Y Y Y Y
04 Nadine Gerdts Y Y Y Y Y Y N A A A A
04 John Mulhane Y Y Y Y Y Y Y Y Y N Y
04 Mariah Nobrega Y Y Y Y N Y N A Y N Y
04 Joseph Robinson Y Y N Y A A A Y Y A A
04 Marjorie Siegel Y& N Y Y A A A Y Y Y Y
04 Virginia Smith N& Y Y Y Y Y A N Y N Y
04 Robert Volk Y Y Y Y Y Y N Y Y Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
05 Richard Allen Y Y N Y Y A A A N Y A
05 Robert Daves Y N N Y Y Y N P Y Y y
05 Dennis DeWitt Y A A A A A A Y A Y Y
05 Michael Gunnuscio Y Y Y Y Y Y Y Y N Y Y
05 Angela Hyatt Y Y N Y Y Y N Y N Y Y
05 David Knight Y Y N Y N Y N Y N A A
05 Hugh Mattison N Y N Y Y N N Y Y Y Y
05 Puja Mehta Y A A N A A A Y A A A
05 Randolph Meiklejohn Y Y Y Y Y Y N Y N Y Y
05 Phyllis O’Leary Y Y N Y Y P Y Y N A A
05 Andrew Olins N Y N Y Y A A Y Y Y A
05 William Reyelt Y Y Y Y Y N N Y Y Y Y
05 Betsy Shure Gross N Y N Y N Y N N Y N Y
05 Claire Stampfer Y Y N Y N Y N Y N Y Y
05 Lenore von Krusenstiern Y P Y Y P A A Y Y Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
06 Catherine Anderson Y N N Y N N Y Y N Y Y
06 John Bassett Y Y N Y Y Y N Y Y N Y
06 Jocina Becker Y A N Y Y Y P Y Y N Y
06 Christopher Dempsey Y N N Y Y N N A A A A
06 Brian Hochleutner Y N Y Y Y Y N Y N Y Y
06 Sytske Humphrey Y Y N Y Y Y N Y A N N
06 Virginia LaPlante Y Y Y N N N N A Y N Y
06 M.K. Merelice Y Y Y N Y Y N P N A Y
06 Ian Polumbaum Y N Y Y A Y N Y Y A A
06 Clinton Richmond Y N Y Y N N P Y N N Y
06 Ian Roffman Y N Y N N A A A A A A
06 Kim Smith Y N Y Y Y Y N Y Y Y Y
06 Ruthann Sneider Y N Y Y N Y P P N N Y
06 Robert Sperber Y Y Y N N Y Y Y N N Y
06 Thomas Vitolo Y N Y Y Y N N Y Y Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
07 Ellen Ball Y Y N Y Y Y N Y N Y A
07 Susan Cohen Y A A A A A A Y Y N Y
07 Susan Ellis Y A A A A A A Y Y Y A
07 Ernest Frey P Y Y Y Y Y N Y N N Y
07 Phyllis Giller Y Y Y Y N A A Y Y Y A
07 Elizabeth Goldstein Y Y Y Y A A A Y Y Y A
07 Mark Gray A N N Y Y Y N Y Y Y Y
07 Bernard Greene N N Y Y Y N Y Y N N A
07 Kelly Hardebeck Y Y N Y Y A A Y Y N A
07 Jonathan Lewis A Y N Y Y A A A A A A
07 Jonathan Margolis Y Y Y Y N Y A P N N Y
07 Christopher Oates N N Y N Y N Y Y Y N Y
07 Sloan Sable A A A A A A A Y Y N Y
07 Rita Shon-Baker Y Y Y Y N Y N Y Y N Y
07 James Slayton Y Y Y Y Y Y N Y N N A
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
08 Lauren Bernard A A A A A A A Y A Y A
08 Abigail Cox Y Y P Y Y Y N Y Y Y Y
08 Gina Crandell A A A A A A A A A A A
08 Franklin Friedman N Y N Y Y N A Y N Y A
08 David-Marc Goldstein Y Y N Y N N N Y N N Y
08 John Harris Y N N P N N A Y Y Y Y
08 Nancy Heller Y Y N Y N Y N Y Y Y Y
08 Anita Johnson Y A A A A N N Y Y N Y
08 Edward Loechler Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y
08 Jeanne Mansfield Y N N Y N N N Y N Y Y
08 Robert Miller Y N Y Y N N P P N Y Y
08 Barbara Scotto Y Y N Y P Y Y Y Y N Y
08 Lisamarie Sears Y N N Y A A A Y Y A A
08 Sara Stock A A A A A A A A A A A
08 Maura Toomey Y Y N Y N Y N Y Y Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
09 Liza Brooks N N Y Y Y A A Y N Y A
09 Joseph Geller N A A A A A A A A A A
09 Paul Harris Y Y Y Y Y N N P N N Y
09 Nathaniel Hinchey Y Y Y Y Y A A Y A A A
09 Barr Jozwicki Y Y Y Y A A A A A A A
09 Joyce Jozwicki Y Y N Y A A A A A A A
09 Pamela Katz Y Y Y Y Y N Y Y Y Y Y
09 Julius Levine A A A A A A A A A A A
09 Stanley Rabinovitz A Y Y Y A A A Y A A A
09 Harriet Rosenstein N A A A A A A A A A A
09 Martin Rosenthal Y Y Y Y Y N Y Y N Y Y
09 Charles Swartz N N Y Y Y Y Y Y N A A
09 Dwaign Tyndal N Y A A A A A N Y N Y
09 Judith Vanderkay P Y Y Y N Y N P N Y Y
09 George White Y Y Y Y N N Y N Y Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
10 Carol Caro Y N Y Y N N Y P Y Y Y
10 Francis Caro Y N N Y Y N Y Y Y Y P
10 Sumner Chertok A A A A A A A A A A A
10 Jonathan Davis A N Y Y N Y A Y Y N A
10 Linda Davis Y N Y Y N Y A Y Y N A
10 Holly Deak Y Y Y Y N A A Y A N A
10 Stephan Gaehde Y A A A A A A P A A A
10 Beth Jones A A A A A A A A A A A
10 David Micley Y N Y Y Y N P Y N Y Y
10 Sharon Sandalow Y N Y Y Y N Y Y N N Y
10 Rachel Sandalow-Ash Y N Y P P N Y Y N N Y
10 Stanley Shuman Y P Y Y Y N N Y Y Y Y
10 Finn Skagestad Y Y Y Y A A A Y Y A A
10 Alexandra Spingarn Y A A A A A A A A A A
10 Naomi Sweitzer Y N Y Y N N N Y Y Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
11 Carrie Benedon Y Y A Y N Y N Y N Y Y
11 Joseph Ditkoff Y A A A A A A Y Y N N
11 Shira Fischer A N N Y Y Y N N N N Y
11 Shanna Giora-Gorfajn Y N Y Y N P N Y N Y P
11 Jennifer Goldsmith N Y N N Y N A P Y N A
11 Martha Gray N N Y N N Y N P Y N Y
11 Bobbie Knable Y N Y Y Y Y Y Y N Y N
11 David Lescohier Y Y N Y N Y N Y Y Y Y
11 Kenneth Lewis Y Y N Y Y Y N Y N Y A
11 David Lowe N N N Y N P N P Y Y Y
11 Rebecca Mautner Y A Y Y N N N Y A Y Y
11 Maryellen Moran N Y N Y A A A Y Y A A
11 Carol Oldham Y N Y N N N N P N N Y
11 Brian Sheehan Y N Y N Y N P Y N N P
11 Karen Wenc N N N Y Y N N Y N Y N
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
12 Michael Burstein N Y Y Y Y N Y Y N Y Y
12 Bruce Cohen Y Y N Y P Y N Y N A A
12 Lee Cooke-Childs Y A A A A A A Y Y Y Y
12 Chad Ellis Y Y N Y Y Y N Y Y N N
12 Harry Friedman N Y N N P Y N Y Y N N
12 Jonathan Grand Y Y Y Y Y Y N Y Y N A
12 Stefanie Greenfield Y Y N Y N Y A Y N A A
12 Casey Hatchett Y N N Y Y N A Y Y N Y
12 Amy Hummel Y Y N Y Y Y N Y N Y Y
12 Jonathan Karon Y Y Y Y Y Y N Y N Y Y
12 David Klafter Y P Y N Y N Y Y Y N Y
12 Mark Lowenstein Y Y N Y A A A Y N N A
12 Judy Meyers Y A Y Y Y Y N Y Y Y Y
12 William Slotnick Y Y Y Y N N N Y Y A Y
12 Donald Weitzman Y Y Y Y Y N N Y Y Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
13 Joanna Baker Y N Y Y N N Y Y N N Y
13 Carla Benka N Y Y Y Y Y N Y N Y N
13 Roger Blood A A A A A A A Y A N N
13 Chris Chanyasulkit Y Y N Y Y Y P Y Y N Y
13 John Doggett N Y N Y Y Y Y Y N N N
13 Jonathan Fine N Y Y Y Y N Y Y Y Y N
13 Andrew Fischer N Y Y Y N N N N N Y Y
13 John Freeman N Y N Y Y Y N Y Y N Y
13 Francis Hoy Y Y N Y Y N Y Y A A A
13 Ruth Kaplan Y Y Y Y A A A Y N N A
13 Werner Lohe N Y Y Y Y N N Y N Y Y&
13 Paul Saner N Y N Y Y Y N Y A A A
13 Lee Selwyn N Y N Y Y Y N Y N N N
13 Barbara Senecal Y Y N Y A A A Y Y A A
13 John VanScoyoc Y Y N Y Y Y N Y N N A
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
14 Robert Basile Y Y N Y A A A Y A A A
14 Clifford Brown P Y N Y A A A Y Y N A
14 Linda Carlisle Y A A A A A A Y N Y A
14 Gill Fishman N Y Y Y N Y N Y Y N Y
14 Paula Friedman A A A A A A A Y Y Y A
14 Deborah Goldberg Y A A A Y N Y A N Y A
14 Georgia Johnson A A A A A A A Y N Y Y
14 Fred Levitan N Y N Y A A A A A A A
14 Roger Lipson Y Y N Y Y Y Y Y Y Y Y
14 Pamela Lodish N Y N Y Y Y N Y N N N
14 Shaari Mittel Y A A A A A A Y A N N
14 Kathleen O’Connell Y A A A A A A A A A A
14 Benjamin Rich N A N Y Y N N Y N Y Y
14 Lynda Roseman Y Y N Y P Y N Y N N Y
14 Sharon Schoffman Y A A A N Y N Y N Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
15 Edwin Alexanderian A A A A A A A A A A A
15 Mariela Ames N Y N N A A A A A A A
15 Eileen Berger Y Y N P A A A P Y A A
15 Michael Berger Y N N N A A A P Y A A
15 Abby Coffin Y Y Y A A A A A A A A
15 Jane Flanagan N Y N Y A A A A A A A
15 John Hall A A A A A A A A A A A
15 Benedicte Hallowell Y Y P Y A A A A A A A
15 Janice Kahn N N P Y A A A Y N N Y
15 Richard Nangle N Y A Y A A A A A A A
15 David Pearlman N N N N N N N Y N N N
15 James Rourke N Y N Y A A A A A A A
15 Ab Sadeghi-Nejad N Y N Y A A A Y N Y Y
15 Cornelia van der Ziel Y N Y N Y Y Y A A A A
15 Vacant town meeting seat A A A A A A A A A A A
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
16 Saralynn Allaire N N N P Y N N Y N P Y
16 Robert Allen Y A A A A A A A N Y A
16 Beverly Basile Y Y N Y N Y N Y N Y A
16 John Basile A Y N Y A A A Y A A A
16 Stephen Chiumenti Y Y N Y Y Y N Y Y N N
16 Regina Frawley N N N Y P Y N Y N P P
16 Thomas Gallitano Y Y Y Y N N N Y Y N Y
16 Scott Gladstone Y Y Y Y Y Y N Y P Y Y
16 Alisa Jonas A P N Y N N N Y Y Y Y
16 Judith Leichtner Y P N Y N Y N Y Y Y Y
16 William Pu Y Y N Y N Y A A A A A
16 Joshua Safer Y Y N Y Y Y N Y N N N
16 Irene Scharf Y Y Y Y N N N P N Y Y
16 Arthur Sneider Y Y Y Y Y Y Y A A A A
16 Joyce Stavis-Zak Y Y Y Y N N N Y Y Y Y
                           
Pct. Given name Family name 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
AL Nancy Daly Y P N Y Y N Y Y Y Y Y
AL Betsy DeWitt Y N N Y Y Y N Y Y Y Y
AL Benjamin Franco Y N N Y Y Y Y Y Y Y Y
AL Edward Gadsby P P P P P P P P P A P
AL Kenneth Goldstein Y Y N Y Y Y Y Y N Y Y
AL Hon. Frank Smizik Y A A A A A A A A A A
AL Patrick Ward P P P P P P P P P P P
AL Neil Wishinsky Y N N Y Y Y N A A A A
                           
Result of vote, as declared Y N Y Y N N N Y Y Y Y
Quantum of vote 1/2 2/3 1/2 1/2 2/3 2/3 1/2 1/2 1/2 1/2 2/3
                           
Totals in records Yes 179 128 107 185 109 106 47 171 96 99 126
  No 43 68 94 18 62 59 100 9 91 78 20
  Abstain 5 10 5 6 11 5 10 23 4 3 7
  Not voting 21 42 42 39 66 78 91 45 57 68 95
                           
Vote declaration Yes 176 128 107 185 109 106 47 170 96 99 126
  No 43 66 94 17 62 59 100 9 91 76 20
  Abstain 5 10 5 6 11 5 10 20 4 3 7

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